Ein Übersetzungsbüro zeichnet sich dadurch aus, dass die internen Mitarbeiter sich um alle
Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Übersetzungsprojekten kümmern. Dies betrifft zum Beispiel das eigentliche Projektmanagement, aber auch Qualitätssicherung,
Fremdsprachensatz und IT-bezogene Aufgaben. Eine Übersetzungsagentur kann auch einzelne Übersetzer beschäftigen, die physisch in ihren Büroräumen anwesend sind. In der Regel
arbeiten die meisten Übersetzer im Agenturnetzwerk jedoch als Freiberufler von zu Hause aus oder nutzen Coworking-Arbeitsplätze, und zwar auf der ganzen Welt.

Viele Übersetzungsbüros (auch LSP genannt für „Language Service Provider“ =
Sprachdienstleister) greifen für ihre Projekte ausschließlich auf muttersprachliche Übersetzer zurück. Dies bedeutet, dass die Übersetzer von einer Fremdsprache in ihre Muttersprache
übersetzen. Der Grund hierfür liegt darin, dass Muttersprachler immer das beste Gefühl für die Details und Feinheiten der eigenen Sprache haben. So wird die bestmögliche
Übersetzungsqualität gewährleistet.
Außerdem sehen es viele LSP gerne, wenn ihre Übersetzer in einem Land leben, in dem ihre Muttersprache gesprochen wird. Damit soll sichergestellt werden, dass die Übersetzer den größtmöglichen Kontakt mit der jeweiligen Kultur, Sprache und Marktumgebung haben.

Dies bedeutet natürlich, dass jedes international ausgerichtete Übersetzungsbüro
notwendigerweise ein sehr großes weltweites Netzwerk von Übersetzern aufbauen und
betreuen muss. In diesem Zusammenhang stellen sich zahlreiche Fragen:

Wie kann ein Übersetzungsbüro ein so großes Netzwerk von Übersetzern verwalten?

Wer rekrutiert neue Freiberufler für das Netzwerk?

Wie läuft der Auswahlprozess ab und wie pflegt eine Agentur den Kontakt und die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten?

Antworten auf diese Fragen erhalten Sie in diesem Blogeintrag.

 
 
 
 

WIE VERWALTET EIN ÜBERSETZUNGSBÜRO EIN GROSSES NETZWERK FREIBERUFLICHER ÜBERSETZER?

 

Die Antwort auf diese Frage besteht in einen guten Vendor Management. Jeder LSP beauftragt einen oder mehrere Mitarbeiter ausschließlich mit der Pflege und Erweiterung des
Übersetzernetzwerks. Bevor wir uns eingehender mit den Aufgaben eines Vendor Managers
befassen, sollten wir jedoch zunächst klären, was „Vendor Management“ eigentlich ist:

Vendor Management umfasst einen Prozess, bei dem es darum geht, eine gute Beziehung zu Lieferanten von Dienstleistungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten, die ein Unternehmen für seine tägliche Arbeit benötigt. Für eine Übersetzungsagentur handelt es sich dabei um
Übersetzer, denn ohne diese können keine Übersetzungen angeboten werden.

Somit besteht die Aufgabe eines Vendor Managers bei einem LSP im Allgemeinen darin, das Übersetzernetzwerk der Agentur zu pflegen und es mit geeigneten Kandidaten zu erweitern.

 

Vendor management_Blog billede 1

WELCHE AUFGABEN HAT EIN VENDOR MANAGER?

 

Die Aufgaben eines Vendor Managers sind vielfältig und bestehen unter anderem in der
Auswahl von Übersetzern, der Aushandlung von Verträgen mit neuen freiberuflichen
Mitarbeitern, in ihrer gründlichen Einarbeitung, der Durchführung von Qualitätsprüfungen und Risikoanalysen sowie darin, als Bindeglied zwischen den Übersetzern und anderen Mitarbeitern des Übersetzungsbüros zu fungieren.

 
 

Auswahl von Übersetzern

Der Vendor Manager einer Übersetzungsagentur trägt die Gesamtverantwortung für die
Auswahl der Übersetzer. Dies betrifft sowohl die Einbindung neuer freiberuflicher Übersetzer in das bestehende Netzwerk als auch die Zuordnung von Übersetzern zu bestimmten Kunden oder Projekten. Denn es ist der Vendor Manager, der einen vollständigen Überblick über die
Gesamtheit der freiberuflichen Mitarbeiter hat, mit denen das Übersetzungsbüro kooperiert:

 

  • Welche Fachgebiete bearbeitet der einzelne Übersetzer?
  • Welche spezifischen Sprachkenntnisse haben die Übersetzer?
  • Welche Preise verlangen sie für ihre Arbeit?
  • Wie steht es um die Verfügbarkeit der einzelnen Freiberufler?

Seine gesammelten Kenntnisse über jeden einzelnen freiberuflichen Übersetzer der Agentur kann der Vendor Manager für zweierlei Aufgaben einsetzen, nämlich zur Ermittlung der für
bestimmte Projekte am besten geeigneten Übersetzer sowie zur Identifikation eventuell
mangelnder Ressourcen im Übersetzernetzwerk.

Der Auswahlprozess beinhaltet immer auch ein Test- und Zulassungsverfahren. Nachdem ein Vendor Manager mit einem Freiberufler Kontakt aufgenommen hat, der sich gerne dem
Übersetzernetzwerk der Agentur anschließen möchte, müssen zunächst seine Fähigkeiten
getestet werden. Dieser Prozess gehört zum Aufgabenbereich des Vendor Managers. Der
Vendor Manager sendet dem Übersetzer eine Testaufgabe, auf dessen Grundlage er die
sprachlichen und übersetzungsspezifischen Fähigkeiten des Übersetzers sowie die allgemeine und spezifische Qualität seiner Arbeit prüft. Darüber hinaus wird die allgemeine Erfahrung bei der Zusammenarbeit beurteilt:

 

  • Konnte der Übersetzer die Erwartungen des Übersetzungsbüros erfüllen?
  • Waren Antwort- und Reaktionszeiten zufriedenstellend?
  • Entsprachen die Einstellung des Übersetzers und seine Bearbeitung der Aufgabe den
    Erwartungen?

Nachdem der Übersetzer die Testaufgabe zufriedenstellend gelöst hat, kann er in das Netzwerk freier Mitarbeiter der Übersetzungsagentur aufgenommen werden.

 

 

Vertragsverhandlungen

Immer wenn eine Übersetzungsagentur einen Vertrag mit einem neuen Übersetzer aushandeln muss, spielt der Vendor Manager eine entscheidende Rolle, da er über Expertenwissen in Bezug auf den Übersetzungsmarkt verfügt. Er kennt Trends, verfolgt aktuelle Entwicklungen und hat seinen Finger immer am Puls der Zeit. Dies gilt auch hinsichtlich der Preise und anderer
Schlüsselelemente eines Lieferantenvertrages.

Daher verfügt der Vendor Manager häufig über die besten Voraussetzungen, um
Vertragsverhandlungen mit Übersetzern zu führen.

 

 

Einarbeitung

Nachdem die Vertragsverhandlungen erfolgreich abgeschlossen wurden und ein neuer
Übersetzer ins Netzwerk der Agentur aufgenommen wurde, muss er noch gründlich
eingearbeitet werden. Im Rahmen der vorangehenden Vertragsverhandlungen wurden bereits die übergeordneten Erwartungen geklärt und Vereinbarungen getroffen.

Nun ist es an der Zeit, den Übersetzer in die Arbeitsabläufe des Übersetzungsbüros zu
integrieren. Dazu informiert der Vendor Manager zunächst die Projektleiter über die Fähigkeiten und Fachkenntnisse des neuen Übersetzers. Dies betrifft insbesondere Projektleiter mit Kunden und Projekten, die den Kompetenzen des Übersetzers entsprechen. Daraufhin unterstützt der Vendor Manager sowohl Projektleiter als auch Übersetzer bei den ersten gemeinsamen
Aufgaben, damit Agentur und Übersetzer die neue Zusammenarbeit reibungslos beginnen
können.

 

 

Analyse, analyse, analyse

Nachdem die Zusammenarbeit zwischen Übersetzer und Agentur gut angelaufen ist, sorgt der Vendor Manager für ihre kontinuierliche Überprüfung. Dazu gehören verschiedene Analysen und Messungen, zum Beispiel hinsichtlich Qualität, Kommunikation, Pünktlichkeit und
Flexibilität.

Beispielsweise überprüft der Vendor Manager in regelmäßigen Abständen die Qualität konkreter Arbeiten des Übersetzers. Auf diese Weise kann beurteilt werden, ob der Übersetzer eine
gleichbleibend hohe Qualität abliefert. Zusätzlich überwacht der Vendor Manager aufmerksam die Pünktlichkeit und Verfügbarkeit des Übersetzers. Durch diese kontinuierlichen Analysen
erhält der Vendor Manager einen Überblick über die Leistung jedes Übersetzers im Laufe der Zeit und kann zudem feststellen, ob bestimmte Aspekte der Zusammenarbeit besprochen oder verbessert werden müssen.

 
 

 

Bindeglied der Kommunikation

Bisher haben Sie in diesem Beitrag vor allem erfahren, dass Vendor Manager über verschiedene Analysefähigkeiten und im Rahmen von Vertragsverhandlungen über ein gutes
Geschäftsverständnis verfügen müssen.

Ein weiteres sehr wichtiges Merkmal von Vendor Managern ist ihre Kommunikationsfähigkeit. Vendor Manager sind nämlich ein wichtiges Bindeglied in der täglichen Kommunikation
zwischen Übersetzern und den internen Mitarbeitern des Übersetzungsbüros.

Insbesondere bei Vereinbarungen im Zusammenhang mit Sonderleistungen kommt diese
kommunikative Rolle des Vendor Managers zu Tragen. Dabei kann es sich zum Beispiel um
Projekte mit speziellen Themen, besonderen Abläufen oder von außergewöhnlichem Umfang handeln. In solchen Fällen ist es oft angemessen, einige spezielle Vereinbarungen zwischen dem Kunden, Übersetzungsbüro und Übersetzer zu treffen.

Zusätzlich übernimmt der Vendor Manager manchmal eine Vermittlerrolle. Dies gilt
beispielsweise bei Unstimmigkeiten zwischen Übersetzer, Agentur und gegebenenfalls dem
Kunden in Bezug auf bestimmte Inhalte, die Verwendung von Terminologie oder andere strittige Punkte.


 

Vendor management_Blog billede 2

 
 

WIE FUNKTIONIERT DAS REKRUTIERUNGSVERFAHREN DURCH EINEN VENDOR MANAGER?

 

Die Rekrutierung neuer Übersetzer durch den Vendor Manager kann auf verschiedene Arten und über verschiedene Kanäle ablaufen. Dazu gehört zum einen, dass der Vendor Manager die Initiativbewerbungen bearbeitet, die jedes Übersetzungsbüro von freiberuflichen Übersetzern erhält.

Zum anderen spielen heute vor allem Online-Netzwerke und soziale Medien eine wichtige Rolle, wenn eine Übersetzungsagentur neue freiberufliche Übersetzer für ihr Netzwerk rekrutieren möchte. Dabei kann eine Empfehlung von einem bereits für die Agentur tätigen Kollegen häufig Gold wert sein und den Weg zur Zusammenarbeit mit neuen Übersetzern ebnen. Deshalb
kommunizieren Vendor Manager häufig über soziale Medien wie zum Beispiel LinkedIn oder Online-Übersetzerplattformen wie ProZ mit potenziellen Kandidaten, indem sie sich entweder proaktiv auf die Suche nach bestimmten Ressourcen machen oder Anfragen von Übersetzern entgegennehmen, die gerne Teil des Agenturnetzwerks werden möchten.

 


 

 

WIE PFLEGT EIN VENDOR MANAGER DEN KONTAKT UND DIE ZUSAMMENARBEIT MIT ÜBERSETZERN?

Wir möchten hier keineswegs den Eindruck erwecken, dass das Lieferantenverhältnis zwischen einem Übersetzungsbüro und seinen Übersetzern immer nur in eine Richtung geht. In gleichem Maße, wie ein Übersetzungsbüro talentierte Freiberufler rekrutieren und ihre Leistung
kontinuierlich überprüfen möchte, muss es auch dafür sorgen, die Arbeitsbeziehungen mit
seinen Übersetzern zu pflegen, und sicherstellen, dass die Zusammenarbeit für die einzelnen Übersetzer interessant und lohnenswert bleibt.

Doch was genau umfasst die Lieferantenpflege einer Übersetzungsagentur?

Dafür gibt es viele gute Beispiele. Neben einem positiven und offenen Dialog, in dem der Vendor Manager ein offenes Ohr für die Wünsche und Bedürfnisse der Übersetzer beweisen muss,
können auch verschiedene Initiativen zu einem guten Verhältnis beitragen. Diese können über Kommunikationskanäle erfolgen (z. B. als Newsletter an die Übersetzer im Agenturnetzwerk) oder in der Einbindung der Übersetzer in interne oder externe Veranstaltungen oder auch in
eine spezielle Übersetzer-Community bestehen.

 

Zu Beginn dieses Beitrags haben wir behauptet, dass ein Vendor Manager ein vielfältiges
Aufgabenfeld bearbeitet.

Das sollte hiermit bewiesen sein!

 

Folgendes könnte Sie ebenfalls interessieren: