Et oversætterbureau kendetegnes ved, at bureauets interne medarbejdere varetager alle
opgaver relateret til styring af oversættelsesprojekter. Det er f.eks. selve projektledelsen, men også kvalitetssikring, grafisk opsætning og IT-relaterede spørgsmål. Et oversættelsesbureau kan have enkelte oversættere på kontoret fysisk. Størstedelen af oversætterne i bureauets netværk vil dog oftest være freelanceoversættere, som arbejder fra hjemmekontorer eller
kontorfællesskaber rundt omkring i verden.Mange oversætterbureauer (også kaldet LSP’er = language service providers) arbejder efter
devisen, at de bruger modersmålsoversættere til oversættelsesprojekter. Det vil sige
oversættere, der oversætter fra et fremmedsprog til deres eget modersmål. Dette grunder i, at man alt andet lige vil have bedst føling med detaljer og finesser på ens modersmål. Sådan sikres den bedst mulige kvalitet af oversættelsen.
Derudover ser mange LSP’er gerne, at oversætterne er bosat i det pågældende land, hvor
sproget tales. Dette for at sikre, at oversætteren har størst mulig føling med kulturens, sprogets og markedets status.
Dette vil selvfølgelig betyde, at et oversætterbureau med internationalt udsyn nødvendigvis må forvalte et meget stort netværk af oversættere fordelt over hele verden. Det kan give anledning til mange spørgsmål:
Hvordan håndterer et oversætterbureau et så stort netværk af oversættere?
Hvem rekrutterer nye freelancere til netværket?
Hvordan foregår udvælgelsesprocessen, og hvordan håndterer et bureau leverandørpleje?
Disse spørgsmål finder du svar på i dette indlæg.
HVORDAN HÅNDTERER ET OVERSÆTTERBUREAU ET STORT NETVÆRK AF FREELANCEOVERSÆTTERE?
Vendor management er netop svaret på dette spørgsmål. En LSP dedikerer en eller flere
medarbejdere til udelukkende at stå for pleje, udvidelse og vedligeholdelse af netværket af
oversættere. Men inden vi går i dybden med, hvad en vendor managers opgaver består i, så lad os først slå fast, hvad “vendor management” egentlig er:
Vendor management omfatter den proces, der handler om at opstarte og udvikle et godt
forhold til leverandører af ydelser, som en virksomhed har brug for i dens daglige arbejde.
For et oversætterbureau er disse leverandører oversætterne.
Uden dem, ingen oversættelsesvirksomhed. Det betyder altså, at en vendor manager hos en LSP overordnet set står for at pleje netværket af oversættere, som er tilknyttet bureauet, og for at udvide dette netværk med egnede kandidater.
HVAD LAVER EN VENDOR MANAGER?
En vendor managers opgaver er mangefacetterede og består bl.a. i at udvælge oversættere, at forhandle kontrakt med nye oversættere, at foretage en grundig onboarding, at foretage kvalitets- og risikoanalyser, at agere bindeled mellem oversætterne og andre medarbejdere hos oversætterbureauet og meget mere.
Udvælgelse af oversættere
En vendor manager hos et oversætterbureau har det overordnede ansvar for udvælgelse af oversættere. Det være sig både nye oversættere til det bestående netværk af
freelanceoversættere og oversættere til specifikke kunder eller opgaver. Det er nemlig vendor manageren, der har det fulde overblik over den samlede gruppe af freelancere, som et
oversættelsesbureau beskæftiger:
- Hvilke ekspertiseområder bestrider den enkelte oversætter?
- Hvilke specifikke sprogkompetencer råder oversætteren over?
- Hvilke priser tager den enkelte oversætter for sit arbejde?
- Hvordan er tilgængeligheden hos den enkelte freelancer?
Al den viden vendor manageren har om hver enkelt freelanceoversætter hos bureauet, kan hun bruge til to ting: dels at udpege den eller de bedste egnede oversættere til specifikke projekter, og dels at identificere manglende ressourcer i netværket af freelancere.
Med til udvælgelsesprocessen hører altid et test- og godkendelsesforløb. Når vendor manageren er kommet i kontakt med en freelanceoversætter, som gerne vil optages i netværket af
oversættere hos bureauet, skal oversætterens kompetencer testes. Denne proces håndterer vendor manageren. Hun sender den nye oversætter en testopgave, og på baggrund heraf
vurderer hun oversætterens sproglige og oversættelsesfaglige evner samt kvaliteten af arbejdet, både overordnet set og i detaljen. Derudover vurderer hun den samlede oplevelse
af samarbejdet:
- Levede kommunikationen op til oversætterbureauets forventninger?
- Var svar- og reaktionstider tilfredsstillende?
- Levede oversætterens tilgang til og håndtering af opgaven op til forventningerne?
Hvis oversætteren har løst testopgaven tilfredsstillende, kan han/hun optages i
oversætterbureauets netværk af freelancere.
Kontraktforhandling
Når et oversætterbureau skal forhandle kontrakt med en ny oversætter, spiller vendor
manageren en afgørende rolle. Hun besidder ekspertviden om markedet for oversættelse. Hun kender tendenserne, følger med i udviklinger og har fingeren på pulsen. Også i forhold til priser og andre centrale elementer i en leverandørkontrakt.
Derfor vil det i mange tilfælde være LSP’ens vendor manager, der har de bedste forudsætninger for at varetage kontraktforhandlinger med oversætterne.
Onboarding
Når kontraktforhandlingerne er på plads, og en oversætter er optaget i bureauets
oversætternetværk, står vendor manageren for en grundig onboarding af den nye oversætter. De overordnede forventninger og aftaler er afklaret i forbindelse med de indledende
forhandlinger.
Nu er det tid til at få indlemmet oversætteren i bureauets flow af oversættelsesprojekter.
Vendor manageren sørger for at informere bureauets projektledere om den nye oversætters kompetencer og ekspertiseområder. Hun guider de projektledere, der har kunder og projekter, som passer sammen med oversætterens kompetencer. Og hun bistår både projektlederne og oversætteren i forbindelse med de første opgaver, så bureauet og oversætteren får arbejdet sig ind på hinanden på en gnidningsfri måde.
Analyse, analyse, analyse
Når samarbejdet mellem oversætter og bureau er kommet godt i gang, sørger vendor
manageren for løbende at analysere, hvordan samarbejdet forløber. Dette omfatter diverse
<analyser og målinger af f.eks. kvalitet, kommunikation, punktlighed og fleksibilitet.
Vendor manageren tester f.eks. kvaliteten af oversætterens konkrete oversættelser med jævne mellemrum. På den måde er det muligt at tracke, om oversætteren leverer oversættelser af en konsistent høj kvalitet. Derudover holder vendor manageren skarpt øje med niveauet for
oversætterens punktlighed og tilgængelighed.
Ved at foretage kontinuerlige analyser får vendor manageren overblik over den enkelte
oversætters arbejdsindsats over tid og kan ligeledes monitorere, om nogle forhold i
samarbejdet skal italesættes eller diskuteres.
Kommunikations-bindeled
Indtil nu har du især kunnet læse af indlægget her, at en vendor manager har brug for evner
inden for analysearbejde af forskellig art og god forretningsforståelse i forbindelse med
kontraktforhandling.
Endnu en meget vigtig egenskab for en vendor manager er kommunikationskompetence. Vendor manageren udgør i høj grad knudepunktet for daglig kommunikation mellem
freelanceoversættere og oversætterbureauets interne medarbejdere.
Især når der skal laves aftaler i forbindelse med særopgaver, kommer vendor managerens rolle som kommunikations-bindeled ofte i spil. Særopgaver kan f.eks. være projekter med specielle emner, særlige forløb eller af et ekstraordinært omfang. I sådanne tilfælde vil det ofte være
relevant at lave nogle særaftaler mellem kunde, oversætterbureau og oversætter.
Derudover kan vendor manageren også i visse tilfælde få en mæglerfunktion. Det kan f.eks.
være i forbindelse med diskussioner mellem oversætter, bureau og evt. kunde om eksempelvis specifikt indhold, anvendelse af terminologi eller andre uoverensstemmelser.
HVORDAN FOREGÅR ET REKRUTTERINGSFORLØB VIA EN VENDOR MANAGER?
En vendor manager foretager rekruttering af nye oversættere på flere forskellige måder og ad forskellige kanaler. Vendor manageren håndterer f.eks. alle de uopfordrede ansøgninger, et oversættelsesbureau får fra freelanceoversættere.
I dag spiller især netværk og sociale medier en betydelig rolle, når et oversætterbureau
rekrutterer nye freelanceoversættere til sit netværk. En anbefaling fra en oversætterkollega, som måske allerede arbejder for bureauet, er ofte guld værd og en nøgle til at få foden indenfor for en oversætter. Derfor kommunikerer vendor manageren ofte med potentielle kandidater via
sociale medier som f.eks. LinkedIn eller online oversætterfora som f.eks. Proz – enten proaktivt søgende efter bestemte ressourcer eller som modtager af henvendelser fra
freelanceoversættere, der gerne vil optages i bureauets netværk.
HVORDAN VARETAGER EN VENDOR MANAGER LEVEANDØRPLEJE?
Nu skal det ikke lyde som om, at et leverandørforhold mellem et oversætterbureau og en
oversætter kun går én vej. I samme grad som et oversætterbureau ønsker at rekruttere dygtige kandidater og analysere deres præstationer, vil bureauet også pleje forholdet til alle oversættere i netværket og sikre, at samarbejdet forbliver interessant og givende for den enkelte oversætter.
Men hvad omfatter leverandørpleje så hos et oversætterbureau?
Det er der mange gode bud på. Udover en positiv og åben dialog, hvor vendor manageren lytter til oversætterens ønsker til og behov i samarbejdet, kan forskellige tiltag bidrage til det gode
leverandør/kunde-forhold. Det kan være via gode kommunikationskanaler (f.eks. et nyhedsbrev til bureauets oversættere), inddragelse af oversætterne i interne eller eksterne arrangementer eller et decideret oversætter-community.
Vi indledte indlægget med at påstå, at en vendor managers opgaver er mangefacetterede.
Vi tænker, at det hermed er bevist!
